DocuMenu menyediakan fitur publikasi folder yang memungkinkan folder dibagikan kepada siapa saja melalui tautan (link) publik. Fitur ini berbeda dengan fitur berbagi (share) yang hanya memberikan akses kepada pengguna tertentu yang memiliki akun dan telah ditambahkan ke dalam daftar akses.

Dengan fitur publikasi,folder dapat diakses oleh pengguna yang tidak memiliki akun DocuMenu atau tidak terdaftar dalam sistem, cukup dengan membuka tautan yang dibagikan.

NOTE :Mempublikasikan sebuah folder berarti semua orang yang memiliki tautan publik dapat melihat seluruh isi folder tersebut, termasuk file, sub-folder, serta file yang berada di dalam sub-folder

1. Pilih file yang ingin dipublikasikan.

2. Klik ikon tiga titik pada file lalu click menu Publikasi
    

3. Masukkan password untuk melindungi file (opsional) Klik tombol Publikasi.

   

5. copy atau buat tautan singkat dan share link Tersebut

Untuk mengatur dokumen agar lebih rapi, file dapat dipindahkan ke folder lain.

1. Pilih file yang ingin dipindahkan.

2. Klik ikon tiga titik pada file dan Pilih menu Pindahkan.
   

3. Pada daftar folder, pilih folder tujuan tempat dimana file akan di pindahkan

4. Pastikan lokasi folder sudah benar.

5. Klik tombol Pindahkan pada bagian bawah .

Setelah proses selesai, file akan berpindah ke folder yang telah dipilih.

Fitur ini digunakan untuk mengatur struktur penyimpanan dokumen agar lebih rapi dan terorganisir. Dengan fitur ini, sebuah folder dapat dipindahkan ke dalam folder lain sehingga menjadi sub-folder

1. Pilih folder yang ingin dipindahkan.

2. Klik ikon tiga titik pada folder lalu click Pindahkan.
   

3. Pada daftar folder, pilih folder tujuan tempat dimana folder akan di pindahkan

4. Pastikan lokasi folder tujuan sudah benar, karena folder yang dipindahkan akan menjadi sub-folder di dalam folder tersebut.

5. Klik tombol Pindahkan pada bagian bawah .

Setelah proses selesai, folder akan otomatis berpindah ke dalam folder tujuan yang telah dipilih dan akan menjadi sub-folder di dalamnya. Seluruh file dan folder yang berada di dalam folder tersebut juga akan ikut berpindah.

Selain file, pengguna juga dapat membagikan folder kepada pengguna lain. Jika folder dibagikan, maka seluruh file di dalam folder dapat diakses sesuai dengan hak akses yang diberikan.

1. Buka halaman DocuMenu.

2. Cari folder yang ingin dibagikan.

3. Klik ikon tiga titik pada folder dan Pilih menu Berbagi.

4. Masukkan email, nama pengguna, atau NIK pengguna.

5. Pilih role yang akan diberikan.

6. Klik tombol Tambahkan.

📁 Cara Membuat Folder pada DocuMenu

Folder pada DocuMenu digunakan untuk mengelompokkan dan mengatur dokumen agar lebih rapi serta mudah ditemukan kembali. Dengan menggunakan folder, pengguna dapat menyimpan dokumen berdasarkan kategori tertentu seperti jenis dokumen, tahun dokumen, atau kegiatan tertentu.

Penggunaan folder sangat dianjurkan apabila pengguna menyimpan banyak dokumen di dalam sistem. Hal ini akan mempermudah proses pencarian dokumen serta membantu menjaga struktur penyimpanan tetap terorganisir dengan baik.

Langkah-langkah membuat folder pada DocuMenu:

Tips Penggunaan Folder:

Gunakan nama folder yang deskriptif, misalnya:
Folder Laporan 2025
Folder Dokumen Administrasi
Folder Kegiatan Desa

Dengan pengelompokan folder yang baik, dokumen akan lebih mudah dikelola, dicari, dan dibagikan kepada pengguna lain.